Eine kleine Geschichte aus der Praxis:
Montag Morgen, Jour-Fix. Wieder ist ein Monat vergangen und wieder nicht das Umsatzziel erreicht. Das Jahresziel entfernt sich somit wieder ein Stück, obwohl in der Produktion Überstunden und Wochenendarbeiten durchgeführt wurden. Der Druck im Management erhöht sich und nach weiteren Verbesserungsmaßnahmen wird gesucht. Doch was ist die Ursache? Auf Grund der hohen Auslastung wurden Teillieferungen vereinbart, welche wohl per Excel dokumentiert, aber nicht per offiziellem Lieferschein aus dem ERP-System versendet wurden. Zudem wurden Teile für einen Kunden auf Lager produziert, diese jedoch im ERP-System nicht erfasst und nicht gebucht. Die Folge ist, dass das Umsatzziel geringer ausfällt, obwohl mehr produziert und ausgeliefert wurde. Die gesetzten Maßnahmen haben daher bereits funktioniert, doch nun werden weitere Entscheidungen auf falscher Datenbasis getroffen.
Was heißt überhaupt ERP?
Ein ERP-System (steht für Enterprise Resource Planning – System, übersetzt Geschäfts-Ressourcen-Rlanungs-System) ist eine Software, eine Datenbank, zur betriebswirtschaftlichen Steuerung von Geschäftsprozessen. Es lassen sich dadurch Personal, Material, Betriebsmittel, sowie auch Kapitalströme und Informationsflüsse eines Unternehmens planen, steuern und verwalten.
Wie das Steuer übernehmen?
Es stellt sich nicht die Frage, ob ERP oder kein ERP! Denn ohne Datenbank unterliegt man definitiv einem Wettbewerbsnachteil, auf Grund dem erhöhten, administrativen Aufwand durch das Führen und Zusammenführen von z.B. Excel-Listen und Aufzeichnungen einzelner Unternehmensbereiche. Es stellt sich die Frage was nötig ist, dass nach den Zahlen, Daten und Fakten eines ERP-Systems fundierte Entscheidungen getroffen werden können? Die Antwort ist recht einfach: Gepflegte Daten!
Das heißt NICHT, dass alle Informationen gleich relevante Daten sind und all diese gepflegt werden müssen. Denn oft ist in der Praxis zu beobachten, dass möglichst alle Felder und Einstellungsmöglichkeiten eines ERP-Systems genutzt werden. Denn dies führt teilweise dazu, dass bewährte Abläufe oder Geschäftsprozesse entsprechend verändert werden, nur um das „System“ zufrieden zu stellen. An der Stelle werden entsprechende ERP-Software-Lösungen dann oft verflucht, da es wohl viele Daten liefert, deren Sammlung einen Mehraufwand bedeutet, aber Ergebnis und Interpretation meist mehr Chaos verursachen und nicht zum gewünschten Erfolg führen.
Die Lösung für „gepflegte Daten“ sind klare Strukturen und definierte Prozesse. Denn Software ist nur ein Tool, ein unterstützendes Werkzeug, um ein Ergebnis wie z.B. eine Entscheidungsgrundlage schneller zu erreichen. Arbeitsabläufe zu standardisieren und sich den Zweck, sowie Ziel zu überlegen ist mit Arbeit verbunden, jedoch wichtig. Ebenso wie das Commitment der Mannschaft Prozesse aufrecht zu halten und zeitweise Änderungen oder Anpassungen auch einfließen zu aktualisieren. Ein Blick von Außen hilft oft, um bereichsübergreifend und auf das große Ganze zu schauen, sodass veraltete Strukturen erkannt werden und überholte Abläufe neu definiert werden können! (…ähnlich wie auch im Qualitätsmanagement durch Audits)
Zu welchem Preis?
„Mit der Datenpflege nehmen wir es nicht so genau, zu hoher Aufwand und es geht mehr um den jeweiligen Arbeitseinsatz des Personals – aber wir treffen Entscheidungen auf Basis der Kennzahlen.“ „Investition in ein ERP-System, in Erweiterungen, in Prozess-Optimierung – ist ja alles viel zu teuer und aktuell keine Zeit!“, hört man oft, wenn es darum geht Verbesserungspotenziale auch umzusetzen.
- Was kostet Sie eine MitarbeiterInnen Stunde und wieviele Personen beschäftigen sich mit wiederkehrenden Problemen, wie z.B. im oben angeführten Praxisbeispiel?
- Was kostet Sie eine falsche Entscheidung auf Grund fehlender Ablauf-Definitionen oder nicht gepflegter Daten?
- Wieviel kostet Sie der erneute Arbeitsaufwand, um zu einer aussagekräftigen Informationslage zu kommen und wie oft wiederholt sich diese Prozedur in der Woche, im Monat, im Jahr?
Stellen Sie diese internen Kosten einmal gegenüber und prüfen Sie selbst. Wann amortisieren sich dann z.B. einmalige Kosten von 2.500, 5.000, 15.000 EUR oder dgl. für Prozess-Verbesserungen, externe Beratung bzw. entsprechende Softwareanpassungen?
Fazit
Die kleine Geschichte aus der Produktions-Praxis ist nur ein Einblick von ähnlichen Problemstellungen und lässt sich auch auf andere Unternehmungen umlegen. Es geht darum den Überblick zu behalten, eine gewisse Systematik zurecht zu legen und auch zu kennen, um im Fall der Fälle gezieltere Korrekturen des Steuers vornehmen zu können.
Nur Passagier zu sein ist zeitweise ganz angenehm, führt jedoch manchmal zu Umwegen oder eben am Ziel vorbei.
Sollten Sie Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Verwaltung Ihrer Informationen und Geschäftsprozesse benötigen – kontaktieren Sie mich gerne.
Mein Angebot für Produktionsberatung und Prozessoptimierung: http://dev.camillo-patzl.at/produktion-und-prozess-optimierung/
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