3 Ideen zum Onboarding

Wie neue Mitarbeiter*Innen effizienter in Arbeits- bzw. Einsatzbereich einführen?

Vorab, eine Beobachtung aus meiner Consultingtätigkeit:

Zum Teil findet ein aufwendiges Einstellungsverfahren, kleine Assessment Center oder zumindest ein Auswahlverfahren statt, um geeignete Mitarbeiter*Innen für erforderliche Stelle zu identifizieren. Ist besagtes Personal gefunden, so stehen der zukünftige Arbeitsplatz, erforderliche Gerätschaften wie z.B. Computer oder Handwerkszeug, sowie ein Werksschlüssel, Garderobenplatz und WLAN-Passwort ganz oben auf der Agenda. Die Betriebssoftware (z.B. das ERP-System), erforderliche Arbeitsabläufe, sowie Zuständigkeiten oder Wissensträger aus anderen Abteilungen stehen oft nicht auf der Liste. Zumindest sehr rudimentär!

Wer kümmert sich um den Neuankömmling und zeigt ihm alle arbeitsrelevanten Dinge? Wenn nicht der Chef oder Abteilungsleiter persönlich, der dadurch seinen eigentlichen Tätigkeiten nicht nachkommen kann, dann werden Kolleg*Innen heran gezogen, die gerade Kapazitäten haben. Sind diese Kapazitäten erschöpft, dann heißt es “learning by doing”, eigenes Wissen sammeln und notfalls eigene Abläufe/ Prozesse schaffen. Unbewusst entstehen Workarounds bzw. organisatorische Schleifen!

Zudem verfahren viele Unternehmen nach dem „Stille-Post Prinzip“ und geben das gefilterte Wissen an die jeweils neuen Mitarbeiter*Innen weiter. Dadurch geht nicht nur Know-how verloren, sondern wird teilweise sogar Unsicherheit erzeugt oder eben bewährte Prozesse unbewusst verändert.

Idee 1 – Checkliste

> Schaffen Sie eine einheitliche Wissens-Basis im Unternehmen – durch standardisierte Einführung & Schulungen.

Schaffen Sie eine einheitliche Einführung und sorgen Sie bei den Neuankömmlingen für eine einheitliche Wissens-Basis im Unternehmen. Oft reicht dafür eine einfache Liste, die z.B. neben allgemeinen Hausgepflogenheiten und organisatorischen Dingen auch z.B. Vorgesetzte, Firmenleitung, relevante Wissensträger, sowie Bereichszuständigkeiten vorstellt. Zudem können auch erforderliche Schulungen (intern sowie extern) visualisiert werden und die Basics in Form von Notizen, Wissensdatenbanken, Fallbeispielen oder Videomaterialien zur Verfügung gestellt werden.

Idee 2 – Wissensquelle nutzen

> Entlasten Sie Ihre operativen Mitarbeiter*Innen bei Einschulungen – durch externe Unterstützung und interne Wissensträger.

Bei Lehrlingen ist oft sehr klar, welche Person sich um deren Ausbildung kümmert. Wer nimmt sich jedoch um neue Kolleg*Innen an? Definieren Sie einen internen Wissensträger, der möglichst auf die gleiche Weise, neue Personen in den ersten Tagen begleitet. Es ist sicherlich nicht die Aufgabe eines Chefs oder Abteilungsleiters sich z.B. um die Erklärung der Arbeitsgeräte oder die Einführung in ein Computerprogramm persönlich zu kümmern. Nutzen Sie externe Anbieter wie z.B. einen Maschinenhersteller für Dreh- od. Fräsmaschinen oder einen Softwaredienstleister die Basics der Maschinen- oder Softwarebedienung beizubringen.

GEDANKEN-EXPERIMENT: Selbst wenn eine externe Schulungen z.B. 5000,- EUR kosten sollte. Was kostet es Sie wenn MitarbeiterInnen erst nach 3-6 Monaten um eine Schulung bitten, Maschinen falsch bedienen, Daten unsauber pflegen, Workarounds oder zusätzliche, organisatorische Schleifen schaffen oder später einmal das Unternehmen verlassen und nachkommende KollegInnen einschulen?

Idee 3 – Prozesse schaffen

> Verkürzen Sie den internen Einschulungsprozess – durch vor-informierte, neue Mitarbeiter*Innen.

Auch die Einführung neuer Mitarbeiter*Innen ist ein Prozess den Sie optimieren und effizienter gestalten können. Es gibt Unternehmen, die als Beispiel bereits die erforderliche Onboarding- Unterlagen zur Verfügung stellen. Zum Teil sind hier bereits Arbeits- oder Organisationsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Listen mit Fotos von Ansprechpartner und deren Zuständigkeiten, sowie Zugänge zu internen Wissensdatenbanken oder E-Learning-Plattformen beinhaltet.

Am ersten Arbeitstag übernimmt jedenfalls der interne Einschulungsprozess. Auf vorab zur Verfügung gestelltes Wissen aufgebaut und unterstützt durch interne/ externe Personalressourcen, werden effizient und strukturiert neue Mitarbeiter*Innen integriert.

„Wenn Ihnen Ihr gesuchter Mitarbeiter zukünftig Gewinn bringen wird, dann bringt er Ihnen gegenwärtig Verlust, weil er Ihnen fehlt?

Wann beginnen Sie mit Ihrer Zukunft?”

Wilfried Schlichter

Wenn auch Sie Ihren Onboarding-Prozess verbessern wollen – ich kenne ein paar gute Ideen aus der Praxis, sowie Methoden Ihren Know-How-Transfer anzuregen bzw. zur Weitergabe von erworbenen Wissen.

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