Ein Bauunternehmen stand vor einem alten Problem:
Mängel wurden dokumentiert – aber niemand wusste, welche Excel-Liste aktuell war.
- Einträge teilweise auf Papier
- Mängel-Mails an die Zentrale
- 5 verschiedene Excel-Listen im Umlauf
- Keine zentrale Übersicht
Die größte Herausforderung:
„Jede:r hatte eine eigene Liste, aber niemand den vollen Überblick.“
Ziel: Einheitlicher Prozess, ohne Overhead
Die Projektleitung wollte Klarheit:
✔️ Alle Beteiligten sollen denselben Informationsstand haben
✔️ Mängel sollen vor Ort erfasst werden können
✔️ Das Nacharbeiten in Excel und Outlook soll entfallen
Der Digitalisierungs-Sprint – 6 Wochen mit System
Gemeinsam entwickelten wir in einem 6-wöchigen Sprint einen neuen, digitalen Ablauf, der auf das Unternehmen zugeschnitten war.
Ablauf & Aufwand (anonymisiert):
| Rolle | Aufgabe | Zeitaufwand |
|---|---|---|
| Projektleiter | Briefing, Testing, Abstimmungen | 10 Std. |
| Baustellenleitung | Pilot-Testing, Rückmeldung, Schulungsteam | 12 Std. |
| Sekretariat | Altsystem-Abgleich, Listenvorbereitung | 6 Std. |
| externer Berater | Ist-Stand Erhebung, Prozess-Visualisierung, Tool-Vorauswahl, Implementierungs-Begleitung | 18 Std. |
| Gesamtaufwand | für alle Beteiligten im Sprint | 46 Std. |
Das Ergebnis:
Ein digitales Mängelmanagement mit Struktur – und spürbarem Effekt:
✔️ Mobile Erfassung direkt auf der Baustelle via Tablet
✔️ Kanban-System mit Foto-Upload, Zuständigkeit und Statusanzeige
✔️ Automatische Updates, keine manuelle Synchronisierung mehr
✔️ Eindeutiger Prozessablauf für alle Beteiligten
Messbarer Nutzen
➡️ Wöchentliche Zeitersparnis:
ca. 8 Stunden pro Woche (Wegfall Excel-Pflege, Rückfragen, Synchronisation)
➡️ Geschätzter interner Aufwand in Personalkosten:
ca. € 1.800–2.000 (geschätzt à € 40–60/Std.)
➡️ Projektkosten Sprint (Beratung & Umsetzung):
€ 5.600,– zzgl. USt.
➡️ ROI (Return on Investment):
Sofortige Entlastung des Hauptprojektleiters, Amortisation bereits bei der 3. Mängel-Begehung
Feedback des Teams:
„Wir haben nicht nur ein Tool eingeführt – wir haben verstanden, wie wir besser zusammenarbeiten.“
✔️ Digitalisierungs-Sprint für KMU:
Sie wollen mehr Überblick, weniger Zettelwirtschaft und eine Lösung, die funktioniert?
Dann starten Sie mit einem schlanken Digitalprojekt – praxisnah und umsetzbar.